Imagen cortesía de Patrisyu

 

Lo sé, una empresa en “piloto automático” es posiblemente el sueño más ambicioso de cualquier empresaria y empresario, y probablemente no eres una excepción.

También sé que eres inteligente y astut@ y sabes que esas promesas de “ingresos mientras duermes” o “consigue clientes mientras estas tomando un rico cocktail en la playa” no son interruptores que puedes encender y están listos para traerte puras satisfacciones.

 

La buena noticia:

Sí, los ingresos pasivos (o mejor llamados “ingresos recurrentes”) existen y también es totalmente posible que puedas poner gran parte de tu empresa en piloto automático.

 

La mala noticia:

Pero no, no funciona de un día para el otro y lleva mucho trabajo – y tiempo – lograrlo.  

 

Ahora bien, ya que tomará tiempo, ¿cuándo será mejor que ahora para comenzar a trabajar en esto? Como dice Sam Carpenter, uno de los autores más vendidos sobre estas cuestiones, “The system works, if you work the system” (algo así como “el sistema funciona si tú haces que funcione”).

 

O bien, una de mis frases de cabecera inspirada en la de Sam:

“Trabaja en tu empresa si quieres que tu empresa trabaje para ti.”

 

 

¿Qué es un proceso automatizado o hasta dónde puedes poner tu empresa en piloto automático?

 

Para empezar, vale la pena asegurarnos que entiendes perfectamente qué significa poner tu empresa en piloto automático y cómo puedes lograrlo.  Recuerda, la gestión de tu empresa está formada por procesos y sistemas que detallan – paso a paso – cómo se hacen las cosas: como se venden tus productos, como se venden tus servicios, como se atiende a los clientes, qué se hace con un cliente nuevo, cómo se gestionan las cobranzas, cómo se hacen campañas de marketing, cómo se hacen los lanzamientos de nuevos productos, cómo se investiga el mercado, cómo se invierte en publicidad, etc.

 

¿Cómo comenzar a automatizar en tu empresa y así ganar más tiempo y libertad?

 

 

Paso # 1 – En primer lugar, es importante que puedas crear, definir y estandarizar los procesos y sistemas más relevantes para tu empresa.

 

Para esto, comienza simplemente listando cuáles son los procesos más relevantes (por ejemplo, venta de servicio X, venta de producto N, gestión de nuevos clientes, seguimiento de prospectos, cobranzas de clientes, creación de ofertas temporales para el producto X, lanzamiento de nuevo proyecto N2, soporte al cliente de servicio X, etc).

 

La siguiente tarea es abrir cada proceso en un paso a paso para saber exactamente cómo se logra. Empieza con 3 ó 4 procesos (los más sencillos y los más críticos) hasta que tomes práctica en esto.

 

Una vez que tienes este “paso a paso” de los 3 ó 4 procesos más importantes de tu empresa, es hora de que puedas documentarlo o plasmarlo en algún lugar. Te recomiendo un documento electrónico para que luego puedas compartirlo con facilidad. Puede ser desde un documento de texto donde escribas Paso 1, Paso 2 y así, o puedes hacerlo en forma de “checklist” en una hoja de cálculo.

 

Paso # 2 – Ahora es importante que puedas revisar dichos procesos y evaluar su performance.

 

De nada sirve que trabajes en automatizar un proceso que no funciona bien o que no trabaja en su máximo potencial. Es por eso que necesitas asegurarte que puedes optimizar cada proceso.

 

Puede que para este paso necesites un poco de ayuda o que resulte un tanto complejo para ti si no sabes hacerlo o no lo has hecho antes, pero puedes comenzar con este consejo:

 

Primero, trata de que el proceso sea lo más sencillo posible. ¿Tiene pasos que pueden omitirse sin modificar significativamente el resultado? ¿Puedes cambiar la secuencia o el orden de los pasos para que el proceso sea más simple? Luego, evalúa si hay dos formas de llevar adelante el proceso, cuál es la mejor y más eficiente.

 

Cuando estás acostumbrad@ a hacer las cosas de una determinada forma, es natural que pienses que esa es la forma correcta o la forma en la que funciona. Pero cuando comienzas a ver con más detalle y evaluar el rendimiento, verás que encontrarás muchos puntos de mejora y algunas áreas de oportunidad se verán con facilidad.

 

Paso # 3 – Luego puedes definir qué cosas no podrás automatizar pero sí delegar

 

No todos tus procesos serán pasibles de ser automatizados al 100% y también hay muchas tareas que tienen que ser hechas por seres humanos (al menos por ahora). Pero eso no significa que tengas que hacerlo todo sol@. De hecho, una excelente forma de liberar tiempo en tu empresa es aprender a delegar.

 

Por otro lado, aún cuando estés automatizando un proceso, te encontrarás con algunos que sólo podrán “semi-automatizarse” y por ende tendrán algún “input” en medio que tendrá que hacer alguien. Depende del caso, claro está, pero seguramente es una excelente oportunidad para delegar esa tarea.

 

Paso # 4 – Sácale el máximo provecho a tu automatización, amplificando su alcance

 

Es una cuenta muy sencilla: si tres veces por día te solicitan información sobre determinado tema y cada respuesta te lleva 20 minutos, la automatización de este proceso te hará ganar una hora al día. Y es probable que no veas el valor de automatizar un proceso, que de por sí es una tarea desafiante si nunca lo has hecho antes, por ganar sólo una hora por día. Claro, mensualmente estamos hablando de media semana de trabajo, pero visto atomizado, como que da pereza.

 

Pero cuando las solicitudes son docenas y las horas del día ya no alcanzan para cubrir la demanda, lo cual te hace poner en riesgo la calidad de tu atención, la automatización ya toma otro color.

 

Esa es la clave, si vas a tomar el desafío de automatizar tu empresa, que sea porque tus procesos están rindiendo al máximo y tu demanda ha tenido un crecimiento mayúsculo.

 

Así que la automatización tiene que combinarse con estrategias de maximización de resultados (obtener más clientes, más ventas, más prospectos, más seguidores, más ingresos, etc) para que puedas verdaderamente marcar una diferencia en tu empresa.

 

Paso # 5 – Comienza a automatizar tu primer proceso

 

Revisando cada paso que has descripto de tu proceso, es hora de definir cómo puedes automatizarlo, es decir, cómo puedes encargárselo a una herramienta o recurso.

 

Por suerte, los avances tecnológicos hacen que existan cientos y miles de softwares, plugins o aplicaciones que hacen que la automatización, por más pequeña que sea, marque una diferencia en tu empresa.

 

Incluso algunos procesos pueden depender de varias herramientas en toda su extensión para cumplir diferentes tareas. Es cuestión de revisar cuál es tu necesidad y qué es lo que ofrece cada recurso para poder avanzar con este tema.

También es importante usar la creatividad porque muchas herramientas pueden utilizarse no específicamente para lo que han sido creadas, y sin embargo dar excelentes resultados en la automatización de los procesos de tu empresa.

 
 

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Ahora es tu turno, ¿tienes procesos que ya funcionan en piloto automático? ¿Cuáles son los 3 procesos más críticos en tu empresa que te gustaría automatizar? ¿Cuál es el mayor beneficio que imaginas en tu empresa una vez que estos tres procesos funcionen sin ti? Me encantaría que compartas tu experiencia y tu opinión, en los comentarios que tienes más abajo.